El síndrome de Diógenes es un trastorno del comportamiento muy serio que normalmente afecta a personas de avanzada edad y uno de cuyos síntomas es la acumulación de “basura” sin sentido.

En el mundo de la productividad personal podemos encontrar personas que manifiestan este síntoma. Son personas que usualmente consideran que esto de la productividad no tiene ningún sentido y van a su rollo. Este abandono personal y “social” es otro síntoma compartido con los verdaderos enfermos de Diógenes.

El caso es que, usemos o no un sistema de productividad, todos tendemos a acumular “basura” en diferentes grados. Voy a tratar de identificar los tres focos de basura más habituales en mi caso o en el de las personas que tengo a mi alrededor:

1) Correo electrónico: Es increíble la cantidad de correos electrónicos que guardamos sin ninguna necesidad. Hay quien lo guarda todo; ni siquiera es capaz de borrar la bandeja de spam.

Guardar todos los correos electrónicos es un absurdo en sí mismo pero lo es más cuando nos impide encontrar lo que verdaderamente necesitamos en un periodo de tiempo razonable.

¿Por qué guardamos tantos correos electrónicos?

Muchísima gente guarda correos electrónicos como arma defensiva: para que “conste en acta”. Parece que recibir algo por escrito nos da mucha más seguridad que recibirlo por teléfono, por ejemplo. Hasta ahí puedo estar medianamente de acuerdo. El problema viene cuando nuestra posición en la organización no nos permite hacer que se cumpla nada de lo escrito… ¿de qué nos sirve entonces?

Un efecto perverso inmediato de esta mentalidad defensiva es incluir en copia de todas las decisiones que tomo a mis inmediatos responsables. A su vez, estos incluyen en copia a sus inmediatos responsables y así se establece una espiral cuasi infinita en la que el director de un departamento recibe cientos de correos diarios, que ni siquiera debería leer, consumiéndole un tiempo que debería emplear en otras tareas que acaba por no realizar.

Todo esto es basura y hay que tomar medidas urgentes en las organizaciones para que no ocurra. Es increíble el tiempo que podemos perder leyendo correos que no deberíamos recibir, por mucho que los leamos “en diagonal”.

Se han hecho algunos experimentos muy interesantes en empresas eliminando la posibilidad de incluir en copia o en copia oculta (esto es aún peor) a nadie y la reducción del número de correos circulantes ha sido espectacular.

Otro ejemplo perverso es convertir el correo en una especie de chat a través del cual mantenemos un largo flujo de respuestas cruzadas (multiplícalo por n personas en copia). La gente tiende a guardarse todos y cada uno de los correos de la conversación cuando el último de ellos contiene a todos los anteriores.

2) Notas de reunión y material de apoyo: Hay quien lleva a las reuniones un cuaderno en el que toma sus notas y guarda en una estantería cuarenta de esos cuadernos que cubren los últimos diez años de reuniones. Por supuesto, jamás ha vuelto a abrir uno de esos volúmenes, entre otras cosas, porque sería incapaz de encontrar lo que busca sin leerse cientos de hojas de apuntes.

La guerra al papel en pleno siglo XXI como elemento de archivo debe ser total. Al menos así es como lo veo yo. Y digo como elemento de archivo porque no soy para nada contrario a tomar notas en una reunión. Pero esas notas manuscritas tienen una vida limitada.

Una vez que las notas se transforman en un documento electrónico, llamémosle acta, donde recogemos las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo, las notas no sirven para nada.

Por otro lado y bajo el epígrafe “Material de apoyo” podemos meter todo lo que queramos. Por ejemplo, cuando estamos definiendo un proyecto (sus objetivos, resultados y planificación) encuentro útil una carpeta que contenga ese material de apoyo. Pero, una vez definido nuestro proyecto, de poco sirve mantener guardado ese “totum revolutum”.

Mucha gente guarda ingentes volúmenes de información en sus discos duros o unidades de red para “por si acaso”. ¿Y si dentro de unos años tenemos que revisarlo? Pues que queréis que os diga, en casi todos los ámbitos “dentro de unos años” es demasiado tiempo como para que ese material tenga alguna validez y no debamos volver a recopilar información actualizada del nuevo proyecto a abordar.

Para mí, una pregunta básica a la hora de decidir si tiene utilidad o no mantener una información es: ¿si no fuera yo el que tuviese que consultar esta información, le facilitaría en algo la labor a mi compañero? Si la respuesta es no, más que posiblemente estás perdiendo el tiempo y acumulando basura (no entraremos en preguntas tan sutiles como ¿sabe mi compañero que esto se guarda aquí? ¿se guarda con una estructura común que ambos entendemos? que casi nadie se hace…).

3) Marcadores de favoritos, links, etc: Es muy frecuente que cuando navegamos por Internet quedemos deslumbrados por determinadas informaciones y guardemos cantidad de enlaces que en ese momento consideramos “de interés” (pero que jamás volveremos a consultar).

Lo malo es que nuestra actitud, como en los casos anteriores, deriva en que llega un momento en el que no somos capaces de diferenciar entre lo necesario y lo que no lo es. Un tema importante a considerar es que si te guardas esta información en local, es decir, en tu disco duro, no podrá ser fácilmente compartida y la perderás en caso de que el equipo se estropee (también aplica a los puntos anteriores pero suponemos que la información vital para la empresa y los archivos .pst de correo los guardáis en servidores de red de los que hacéis respaldos diarios ¿verdad?).

La infoxicación de la red puede tratar de ser controlada con herramientas “en la nube” como Delicious o Evernote para guardar enlaces o lectores de RSS (por ejemplo, Feedly) para recibir por subscripción información de sitios webs favoritos.

De cualquier modo las herramientas (éstas y la que emplees para GTD) siempre deben ser métodos de implementación de un sistema. Si no hay sistema, las herramientas no van a solucionar tus problemas. Sólo pasarás de acumular basura, a acumular basura mediante herramientas.

En fin, hay muchas más fuentes de basura que las citadas. Quizás estas tres son las más frecuentes en un entorno tecnológico y sean diferentes en otro tipo de entorno.

Reconozco que hay un momento en la vida de cualquier proyecto o acción en la que puede ser necesaria la acumulación de información “caótica”. Lo único que te pido es que la elimines en cuanto no la necesites.

Establece tus “vertederos”, acota sus límites y vacíalos periódicamente. Como mínimo, diferencia claramente tus vertederos de tus zonas de archivo. En caso contrario, tápate la nariz cada vez que tengas que buscar algo.