«Tu habilidad para manejar bien las tareas dentro de tu horizonte determina tu felicidad«

Michael Linenberger

Estoy leyendo desde hace unos meses sobre  el sistema de productividad personal MYN de Michael Linenberger, descrito en su libro “Master your workday now!”.  El libro ha sido nº 1 durante mucho tiempo en la lista de los más vendidos en su categoría aunque, por desgracia, sólo podemos encontrarlo en inglés (a pesar de ser de 2010). Hay que tener en cuenta que MYN en un sistema posterior a GTD, ZTD, Autofocus o DIT, y bebe de todos ellos aunque mantiene un carácter propio y me está resultando altamente interesante.

El concepto que quiero tratar hoy, en relación con MYN, es el de horizonte productivo.

Supongo que muchos habréis visto esa mítica película que es “La gran evasión”.  En ella Steve McQueen, un capitán de las fuerzas aéreas americanas, intenta compulsivamente escapar del campo de concentración  alemán donde están prisioneros. En una escena, McQueen lanza su inseparable pelota de béisbol bajo una torre de vigilancia alemana y, haciéndose el despistado, avanza hacia la pelota saltándose la  línea roja. Una ráfaga de ametralladora lo detiene pero ha descubierto un punto ciego, un sitio que el vigía no ve desde la torre.

Volviendo a la productividad, Michael Linenberger nos viene a decir algo parecido. Cuándo alguien nos pregunta, ¿puedes hacer este informe para hoy? Lo normal es que le digamos que no (o que tengamos que dejar de hacer algo para hacerlo). Pero, y si la pregunta es,   ¿puedes hacer este informe para dentro de un mes? Lo normal es que le digamos que sí.

Lo que Linenberger viene a decir, y que ha contrastado empíricamente en sus seminarios, es que hay una fecha o momento a partir del que sí creemos que nos podemos hacer cargo de nuevas tareas. Es lo que él denomina “horizonte” y que yo he venido a llamar “punto ciego”. Se trata sin duda de un modelo mental pero es algo que aceptamos.

Algo así:

Si las tareas que nos llegan caen entre nuestro ojo (que está fijado en “Hoy” sobre todo) y el horizonte, vamos a tener reticencias y problemas en asumirlas y gestionarlas; pero si las tareas son para más allá del horizonte no vamos a tener resistencia en hacernos cargo de ellas.

¿Dónde está ese horizonte productivo?

Como decía, Michael Linenberger ha ido preguntando a lectores, alumnos, etc. y ha llegado a la conclusión que ese horizonte está, más o menos, en los 10 días; esto es, si nos llega algo que hemos de hacer a más de diez días vista, no vamos a tener problema en asumirlo.

Nuestra “zona de preocupación”, por llamarle de alguna manera consiste en esa semana y media o 10 día a partir de hoy donde ya todo está “encajado” y asumir nuevas tareas nos va a traer problemas.

MYN es un sistema que tiene 3 niveles. Al igual que GTD el primero de ellos es el del control y MYN dice que, mientras no seas realmente productivo,  es imposible pensar en otra cosa que no sea tu zona de preocupación. Por lo tanto,  lo primero que hay que hacer es poner orden en esta zona.

Como veis es un enfoque bottom-up o de abajo hacia arriba, al igual que GTD.

Pero, ojo, esta zona es dinámica. Lo que hoy cae, por decir algo, en el día 11 (y por lo tanto está más allá del horizonte), mañana pasa a formar parte de la zona de preocupación y hay que gestionarlo (hay que “controlarlo”). Es como si estuviésemos al final de una cinta transportadora que continuamente nos está entregando tareas.

MYN es un sistema basando en el control de las urgencias. GTD es un sistema basado en las siguientes acciones.

Entre ambos hay elementos y conceptos compatibles pero su diferencia esencial es ésta.

También encuentro similitudes con DIT sólo que la dimensión de los periodos con los que trabaja Mark Forster (inmediato, hoy y mañana) es diferente a los de Linenberger. A mi modo de ver, MYN maneja unos plazos más lógicos aunque soy de la opinión de que los sistemas son mejores o peores en función de las necesidades y personalidad de cada uno.

La próxima semana veremos cómo MYN gestiona las tareas que caen dentro de nuestra zona de preocupación y aquellas que lo hacen más allá del punto ciego productivo.

Imagen | Utopía