«Cuando se pelea por el control de una espada, siempre gana quien sostiene la empuñadura«

Neal Stephenson

Independientemente de si usamos GTD o no, existe una técnica, denominada  método de las 4D,  que facilita la gestión del email. El correo electrónico sigue siendo esa bestia parda que nos acecha a los trabajadores del conocimiento.

Mucho he (y han) hablado de cómo gestionar este ladrón de tiempo canal  que resiste admirablemente los envites de las redes sociales, en cuanto a uso se refiere, sobre todo en las empresas.

Creo que, por su sencillez y efectividad, el método de las 4D merece una entrada, aunque sea breve.

Las “4D” se refieren a estos 4 verbos en inglés:

1) Delete it (borra).

2) Do it (haz).

3) Delegate it (delega).

4) Defer it (pospón).

Si usas GTD te sonará familiar ya que básicamente es lo que se realiza en la etapa de procesar.

Utilizando complicadas técnicas de marketing lo adaptaré al español para que siga siendo “El método de las 4D”:

1) Descarta: todo correo que llega a tu bandeja de entrada y no conlleve la realización de alguna acción debe ser descartado de tu bandeja de entrada tras ser leído. Tienes dos opciones:

1.1) Bórralo. Sé un adalid de la cruzada contra el Diógenes digital. ¿Cuántas cosas guardas que jamás consultas? Pues eso, a la papelera.

1.2) Archívalo. Significa que vas a eliminarlo de tu bandeja de entrada pero, dado que contiene información importante, lo vas a guardar en un sitio de donde sea posible recuperarlo fácilmente.

* Es muy importante este matiz que subrayo porque, si no eres capaz de buscar y recuperar algo de tu sistema de archivado en un par de minutos, esto significa que tu sistema de archivado no puede considerarse tal y no sirve para nada.

El hecho de que borrar sea la primera opción no es casual, es una manera de pensar; un estilo de vida. Que la tecla “Supr” de tu teclado esté desgastada, por favor.

2) Dedícate a ello: si puedes contestar rápidamente a un correo, y es todo lo que tienes que hacer, contesta. GTD pone ese límite al “rápidamente” en 2 minutos pero, para los que se toman demasiado literalmente las cosas, el espíritu es que contestes ya, si contestar te cuesta menos que dejarlo ahí y gestionarlo posteriormente.

3) Delega: si un correo implica llevar a cabo una acción y tú no eres la persona que la va a llevar a cabo (pero sí quien puede solicitarla), delega inmediatamente esa acción. GTD te aconseja, además, que lo metas en una lista de “En espera” para poder hacer un seguimiento regular de estas tareas delegadas. Se trata de ser responsable con lo que pides (y de lo que pides).

4) Difiere: diferir no significa procrastinar. Diferir es posponer en el tiempo, ponerle fecha de caducidad; procrastinar es no hacer lo que debemos hacer, ni siquiera ponerle fecha.

Con los emails que no encajan en ninguna de las 3 primeras Ds tendrás que hacer:

4.1) Recordar: Anotar un recordatorio en el calendario, si la acción  a realizar (o las acción previa necesaria) debe hacerse en una fecha y hora concretas.

4.2) Accionar: Convertir el mail en la “siguiente acción necesaria” a llevar a cabo. Esta acción la realizarás cuando le corresponda, según el sistema de productividad que estés usando o simplemente pasará a la “lista de hacer” o “to-do list” que manejes.

Y eso es todo.

El método de las 4D es, más que una técnica, un esquema mental que te permitirá llegar a la bandeja de entrada vacía (Inbox zero) lo que suele ser síntoma de las personas productivas (o al menos de las que han desarrollado un alto grado de control sobre los inputs que les llegan).

Imagen original | 4D