Si tecleas GTD en un buscador de Internet, Google por ejemplo, te vas a ver inundado por un montón de referencias tanto a libros, páginas web, como programas informáticos. Ante semejante panorama lo normal es que nos sintamos un tanto desbordados.

Mi opinión es que debes empezar a practicar con GTD con sólo dos elementos: papel y boli. Cuando lleves un tiempo con estos dos elementos y, sobre todo, cuando domines los fundamentos del sistema (4-6 meses) será el momento de decidir qué aplicación se adapta más a tus necesidades (o quizás decidas seguir con el papel y bolígrafo).

No entiendo por qué dentro del mundo GTD todo el mundo hace referencia a las libretas Moleskine. Estoy de acuerdo en que son unas libretas muy buenas pero valen una pasta (10-12€ la unidad) y, por ese mismo precio, te puedes comprar tres o cuatro buenas libretas forradas en Moleskine (o imitación) con su gomita y todo. Como no quiero hacer publicidad a nadie encontrarás ofertas de este tipo de libretas buscando por Internet (al menos para España).

En cuanto al bolígrafo, pues un boli bic de toda la vida es perfecto. A mí me gustan los Cross (de hecho tengo tres) pero también valen una pasta y, desde luego, no van a hacer tu GTD más eficiente que los más baratos.

Para completar tu equipo podrías hacerte con un corcho de pared y un paquete de fichas de papel o post-it (si son de colores diferentes, mejor que mejor). Con estos elementos puedes gestionar de manera eficiente tus proyectos.

Eso sí, lleva la libretita y un bolígrafo a todos los lados. Es el primer hábito que tienes que empezar a desarrollar desde ya mismo.

En la versión digital de GTD puedes hacer todo esto con herramientas gratuitas que ya sepas manejar. Una cuenta gratuita de Gmail (el correo de Google) resulta muy válida para recopilar, procesar, organiza y revisar. Todo ello se resuelve con las etiquetas de Gmail y lo detallaremos en próximas entradas. La gestión de proyectos también se puede hacer de una forma sencilla con las propias tareas de Gmail.

En función del tiempo que pases delante de la pantalla del ordenador y la relación que tengas con el email, Internet, etc tendrá más fuerza el sistema tradicional o el digital pero ambos son compatibles o dicho de otro modo: de la libreta y el boli no te libras ¡ya te lo he dicho!

En definitiva, te recomiendo que no te gastes ni un solo euro y te limites a seguir las instrucciones que te daré en “Marca la diferencia”. Si vas a gastar algo, hazlo comprando el libro de David Allen y nada más, para empezar.

Lo que si es útil es que te vayas haciendo una serie de preguntas para reflexionar sobre el tipo de “cosas” que pueblan tu vida y que vas a aprender a gestionar con GTD, por ejemplo:

1. ¿Cómo me llegan los encargos o cosas?

2. ¿Dónde guardo las cosas importantes que puedo tener que consultar o presentar el día de mañana?

3. ¿Utilizo algún tipo de recordatorio para mis citas o fechas señaladas?

4. ¿Qué medios utilizo para encargar o pedir favores a otras personas?

Ir tomando consciencia de estas preguntas, aparentemente banales, nos ayudará a determinar en un futuro la mejor herramienta para GTDizar la parte de nuestra vida que nos hayamos propuesto.

Una cita para terminar, como siempre:

“La simplicidad es la sofisticación definitiva”

Leonardo da Vinci