“There is no such thing as managing time, time just is. What we can learn to manage is how, when and where we direct our attention”

Mark Forster

Mark Forster es un conocido coach, escritor y conferenciante sobre temas de productividad personal. Mark Forster es, de hecho y junto a David Allen, uno de los clásicos de la productividad. Si os interesa, podéis seguirle a través de su blog.

Hoy quería hablaros de su primer libro: “Get everything done and still have time to play” un título que es toda una declaración de principios. Se trata de un libro publicado en el año 2000 (Organízate con eficacia, es decir, GTD,  fue publicado por David Allen en 2001). El libro trata muchos de los temas sobre los que se asienta, en 2014, la productividad personal.

¿Cuáles son estos temas?

En su primera parte, Mark sienta las bases de su visión, lanzando la gran pregunta: ¿gestionar tu tiempo o gestionar tu vida? La opinión de Mark (y la mía) es que la productividad personal no persigue la gestión del tiempo sino la gestión de tu vida, es decir, va mucho más allá de las obsoletas e incompletas técnicas de la gestión del tiempo tradicional.

De hecho, Mark dedica todo un capítulo (el 4. Common Time-Management Methods) a hablar sobre por qué no funcionan las técnicas tradicionales y analiza aspectos como:

• las priorizaciones de las que dice, “the real question is not what priority something is, but whether it should be done at all”, es decir, que mejor que volvernos locos con qué tareas  priorizar pues invertimos nuestro tiempo en decidir si esa tarea debe hacerse o no (en definitiva, si contribuye o no a nuestras metas). Pero, ojo, que defiende la utilidad de las priorizaciones en momentos de crisis, eso sí, sólo bajo esa circunstancia.
• las listas to-do entendidas como esas listas de acciones no relacionadas que confeccionamos para llevar a cabo en un espacio de tiempo determinado, usualmente en un día. De ellas dice que no sirven porque lo único que hacen es crecer y crecer con las tareas que no hemos podido abordar por un lado y con las nuevas que van surgiendo por otro. Esto sólo deriva en frustración, estrés, un tiempo de gestión de las propias listas exagerado, etc.
• los calendarios (scheduling) entendido este término como la planificación de nuestras acciones de la lista to-do a lo largo de nuestra jornada. Esto, según Forster, lo único que produce es una inflexibilidad importante (nos convertimos en esclavos de nuestras tareas) y una incapacidad para gestionar crisis, interrupciones o emergencias que, por mucho que no nos gusten, existen y existirán.

Forster dice que hay técnicas que pueden (y deben) ser rescatadas, pero hemos de realizar un re-análisis de las mismas. Lo que deja claro es el punto central de su visión “Being able to do something because you have decided to do it is the foundation of good time-management”, es decir, “lo que haces” ha de ser “lo que debes hacer”.

Aparte de describir las características de los buenos gestores de tiempo (good time-managers) o los síntomas de la pobre gestión del tiempo (symptoms of poor time-management), las técnicas para “decir no” y simplificar tus compromisos, de hablar de proyectos, de los diferentes tipos de tareas, de conceptos que hoy nos resultan familiares como “fluir” y un montón de temas más (para descubrirlos deberéis leer el libro), creo que el concepto más interesante del libro es el de “resistencia”.

Para Forster, la resistencia están en la raíz de todos los problemas que tengas para gestionar tu vida, pero…

¿Qué es la resistencia?

La resistencia se produce cuando una tarea es subjetivamente más dura que otra para nosotros. Y claro, nosotros optamos por “la fácil”. La resistencia es la base de la procrastinación y la razón por la que llenamos nuestra vida con trivialidades que, naturalmente, resultan mucho más sencillas que hacer “lo que debemos hacer”.

De hecho, por naturaleza, sólo haremos “lo que debemos hacer” cuando el castigo por no hacerlo esté lo suficientemente cercano (o la recompensa por hacerlo sea lo suficientemente grande o atractiva, vamos, que somos más simples que el mecanismo de un chupete). Es por eso que estudiamos a última hora para un examen o nos quedamos más horas en el trabajo después de haber pasado la jornada haciendo el tonto (literalmente o simplemente haciendo cosas que no nos aportan nada pero ocupan nuestro día a día).

Para Forster, un sistema de productividad personal (life-management system) requiere proporcionarnos un método para vencer nuestras resistencias. De hecho, dice que debemos aprender a observar nuestra atención y enfocarla en aquello que nos produce la mayor resistencia porque eso es, al 100%, lo que debemos estar haciendo.

Tras reducir y simplificar tus proyectos, lo que propone Forster, explicado de manera apresurada,  es un sistema que se ocupe de tus tareas de forma proporcionada y asigne a todas ellas intervalos cortos de tiempo (working in short burst) de tal manera que todas reciban dosis similares de atención. Forster acompaña a esta “ametralladora productiva” de las ya conocidas checklist y de los famosos contextos.

Evidentemente no puedo describir en profundidad el sistema en esta entrada pero resulta sumamente interesante esto de distribuir la atención equitativamente y haré algún experimento en mis propias carnes basándome en el mismo. Lo de las rachas cortas es muy importante, sobre todo como método de iniciar actividades a las que tenemos una gran resistencia. Mark aconseja empezar dedicando aunque sea un tiempo mínimo (sólo unos minutos) a estas tareas para vencer la resistencia. Lo más duro es empezar y es ese hecho el que hay que sistematizar.

Aparte de todo lo anterior, de usar una curiosa fábula para explicar ciertos aspectos de la productividad, de compartir cómo es una semana laboral suya (basando sus acciones en el principio de resistencia) y de ofrecer numerosos ejemplos de su sistema de ráfagas y las posibles variantes del mismo, una de las cosas más interesantes del libro es que propone ejercicios de prácticamente todos los temas de los que habla, algunos de ellos muy interesantes para reflexionar. En su día publiqué uno de los primeros ejercicios que propone en el libro para ilustrar en qué consiste el desarrollo de tu fuerza mental (ver  Entrena el músculo de tu fuerza mental).

En definitiva, “Get everything done and still have time to play” es un libro que no me ha resultado fácil de leer, primero por ser en inglés y segundo porque requiere de una lectura y reflexión pausada. Eso si, que no sea fácil y me haya producido cierta resistencia significa que es un libro que tenía que leer y que me parece que complementa e incrementa mis conocimientos sobre productividad y, sin duda, los de todos aquellos que lo leáis.

Por cierto, y van ya muchas veces y autores, Mark Forster insiste en tres actividades complementarias a la creación de un sistema de productividad personal: el ejercicio físico (el recomienda simplemente caminar), la meditación y el escribir un diario (¡o un blog!). Son tres temas que han capturado mi atención y que, os adelanto, que ya están entre mis proyectos futuros.