La fase de “Procesar” es el corazón estratégico del sistema GTD y conlleva la que, en mi opinión, es la pregunta clave de todo el sistema:

¿Cuál es la acción a realizar?

Transformar las cosas que tenemos en la bandeja de entrada (ver GTD fácil: 01 Recopilar) en acciones es la verdadera clave que nos permitirá avanzar hacia el “Hacer” que no debemos olvidar que es lo que verdaderamente perseguimos con las técnicas de productividad.

Mediante la fase de procesado llevamos a cabo el vaciado de la bandeja de entrada que, si hemos hecho los deberes, será única y estará repleta de cosas a evaluar.

Salvo que seas un tipo francamente ocupado o hayas llenado a tope tu bandeja de entrada con todas las cosas pendientes de tu vida (algo que ya desaconsejé) la fase de procesado debería vaciar por completo la bandeja de entrada de un tirón.

Como me gusta citar la fuente original, David Allen define esta frase como “identificar cada uno de los elementos y decidir qué son, qué significan y qué voy a hacer con ellos”.

Así pues, vamos a coger de una en una las cosas de la bandeja de entrada y les vamos a formular la pregunta clave. El orden en que vas tratando los elementos de la bandeja admite dos opciones:

a) FIFO (First Input First Output): Lo que entro primero en la bandeja es lo primero que procesas.

b) LIFO (Last Input First Output): Empiezas a procesar por lo último que se depositó en la bandeja.

Si tu bandeja de entrada es un cliente de correo electrónico (Gmail, Outlook, etc) es aconsejable utilizar el orden LIFO ya que, es posible, que el último mail anule o complemente a algunos previos  que entraron antes en tu bandeja con lo que te ahorrarás trabajo al desechar los más antiguos posteriormente.

Vale, ya tienes la primera cosa en tus manos y te preguntas ¿Cuál es la acción a realizar? Es importante definir que entendemos por acción. David Allen la define como “actividad física, visible y necesaria para hacer que la situación avance”.

* Quiero precisar algo en este punto: es posible que lo que tienes entre manos precise de más de una acción para realizarse. Esto es lo que GTD denomina “Proyecto”. Como los proyectos son elementos con entidad suficiente para tratarse aparte lo que te sugiero, por simplificar, es que hagas dos cosas:

1)  Identifica el proyecto y regístralo en una lista de “Proyectos”.

2)  Si puedes determinar la primera acción del proyecto (o la acción siguiente en el caso de que estés ya en medio de un proyecto) trata esta acción aisladamente como se indica a continuación.

Básicamente pueden ocurrir dos cosas: que haya una acción a llevar a cabo o que no haya ninguna acción a llevar a cabo.

Si no hay ninguna acción a llevar a cabo, la siguiente pregunta es ¿y  entonces qué hago con esto? En este caso las respuestas suelen ser tres:

a) Necesito guardarlo como elemento de consulta.

Asegúrate de que realmente lo tienes que guardar por algún motivo (legal, contable, estratégico, etc). En tal caso, guárdalo en la herramienta que hayas determinado para “Archivo”.

El tema de cómo deber ser una buena herramienta de archivo da para un libro por sí mismo pero te daré la medida que aconsejan los expertos: “si no puedes encontrar algo que buscas en menos de sesenta segundos es que tu sistema de archivado no es lo suficientemente bueno”.

b) Es algo que no puedo abordar ahora pero quizás lo aborde en un futuro.

Por ejemplo, se trata de la publicidad de un curso en el que quiero matricularme pero la matricula se abre dentro de seis meses.

Este tipo de cosas las guardamos en una lista que llamaremos “Algún día” y que, como veremos, debemos revisar con una determinada frecuencia para que no caigan en el olvido.

c)  Realmente no lo quiero para nada.

Si no lo quieres para nada destrúyelo inmediatamente. ¡Inmediatamente! ¡A la papelera!

Si hay alguna acción que llevar a cabo y la hemos determinado, pueden ocurrir cuatro cosas:

a) La acción siguiente puede llevarse a cabo en menos de dos minutos.

Si estimas que esto es así, interrumpe la fase de procesado y ponte a hacerla inmediatamente. En dos minutos te habrás quitado esta cosa de la cabeza totalmente lo que te permitirá enfocarte al cien por cien en la siguiente cosa de tu bandeja de entrada.

b) La acción siguiente debe ser llevada a cabo por otra persona.

Bien porque el conocimiento lo posee esa otra persona o bien porque necesitas delegar hazle llegar el requerimiento a esa otra persona y guarda el acuse en una lista que llamaremos “En espera”.

Yo, por ejemplo, utilizo el correo electrónico para este tipo de solicitudes y me incluyo en copia oculta a mi mismo para guardar este correo entrante en la carpeta “En espera” que tengo en mi propio cliente de correo.

c) La acción siguiente debe ser planificada en un día/hora/lugar concreto.

Toma nota inmediatamente en tu Sistema de recordatorios de esta necesidad y olvídate del tema hasta que salte la correspondiente alarma o veas que debes abordarla al revisar tu sistema de recordatorios.

d) La acción siguiente debe hacerse en cuanto sea posible.

Por fin aquí nos quedan las acciones de más de dos minutos que debemos abordar en cuanto podemos. Personalmente guardo estas acciones en una lista que llamo “Próximo”.

Con esto doy por completa la teoría de la fase de procesar aunque antes de concluir quiero recordarte una regla no escrita que considero fundamental: una vez que has sacado algo de tu bandeja de entrada no lo vuelvas a meter por nada del mundo. No hagas excepciones. Simplemente sigue adelante con las fases de GTD.

Herramientas:

Siete son los elementos que se manejan en esta fase (y que son compartidos por las siguientes):

a) Papelera.

Se refiere al sitio donde van a parar los elementos eliminados. Puede ser una papelera física o la papelera de tu computadora.

b) Archivo

Un archivador de toda la vida con separadores puede servir o, si trabajas en el ordenador, un eficiente sistema de directorios y subdirectorios es más que suficiente en la mayoría de los casos.

c) Algún día

Esta herramienta debe contener todas las cosas que me interesan pero que deben ser reevaluadas dentro de un tiempo. Una lista simple o carpeta es más que suficiente en mi caso.

d) Sistema de recordatorios

Es necesario disponer de una herramienta donde anotar acciones planificadas que deben llevarse a cabo en una fecha y hora concretas. Puede servir un calendario normal. En el mundo digital existen cantidad de calendarios que te envían recordatorios automáticos (alarmas) a tu correo electrónico con la anticipación que tú determines.

e) En espera

Esta herramienta debe contener los acuses de todas las acciones que deben ser realizadas por otra persona y de cuya resolución estás pendiente para seguir avanzando. Una simple lista es más que suficiente.

f) Próximo

Esta herramienta es una lista de las acciones a abordar lo antes posible. Cuando abordemos la siguiente fase de GTD veremos cómo optimizar esta herramienta.

g) Proyectos.

En la fase de procesado identificamos los proyectos (entendidos como “cosas” que requieren de más de una acción para ser logradas).

La versión simplificada de un proyecto debe manejar dos cosas aparte de su mera identificación: el desglose de las acciones que completarán el proyecto (genéricamente podríamos llamarlo planificación) y el material de apoyo que utilizamos en el proyecto.

Una carpeta o lista global de proyectos y una subcarpeta por cada proyecto es lo más aconsejable.

Hábitos:

Dos son los hábitos que hemos de desarrollar para dominar esta fase:

a) Procesar toda la bandeja de entrada de una sola vez y de uno en uno.

Es fundamental que cuando te dedicas a procesar únicamente estés enfocado en procesar. No debes empezar a hacer una tarea porque te emociona o bucear en la bandeja de entrada en busca de las cosas relacionadas con un determinado tema, etc.

Por otro lado, procesar las cosas de una en una hará que si te interrumpen sólo tengas una sola cosa fuera de la bandeja con lo que será mucho más fácil retomar la fase de procesado que si tienes trece frentes abiertos.

b) La regla de los dos minutos.

Sólo con desarrollar este hábito vas a mejorar muchísimo tu productividad. Se trata simplemente de que si mientras estás procesando, la siguiente acción a abordar puede hacerse en menos de dos minutos…¡hazla en este preciso instante!

El umbral de los dos minutos es aproximado. Aplica el sentido común y si una cosa cuesta más que sea convenientemente archivada y clasificada que hecha…¡hazla! El balance entre ambos extremos es lo que los expertos denominan umbral de la eficiencia.