“Las personas que peor utilizan su tiempo son las primeras en quejarse de su escasez”

(Jean de La Bruyére)

La fase de Organizar es un fase que, en mi caso, realizo en buena medida a la par que proceso (ver GTD Fácil: 02 Procesar). Se trata básicamente de dejar las acciones que hemos procesado en el sitio adecuado.

Es una fase un tanto rara ya que los “sitios adecuados” los vas creando cuando empiezas con GTD pero una vez que has consolidado tu sistema dejas de crear esos sitios y te limitas a dejar las acciones derivadas de la fase procesar en los “sitios adecuados” (que ya son finitos y dejan de crecer).

Naturalmente cuando varíen nuestras necesidades o la naturaleza de nuestras acciones podría variar nuestro sistema de organización.

Dice el anónimo “lo puse todo junto y olvidé donde lo había guardado”. Bien, pues esto es exactamente lo que no nos puede ocurrir.

Hemos pues de separar visual, física y psicológicamente los elementos que manejamos en nuestro sistema GTD.

¿Cuáles son los elementos o herramientas de GTD que necesitan de una organización?

1) Archivo/Consulta

En mi caso lo que archivo para consultar es información útil que tengo que consultar de manera continuada. Por ejemplo, aquí tengo todo lo que son criterios, reglas e información frecuente (teléfonos de contacto más usados, etc).

Aquí también suelo meter las listas de control o checklist genéricas. Estas listas contienen la serie de acciones que tengo que hacer para cumplir un determinado objetivo. Así cuando llega el momento de conseguir este objetivo, hago una copia de esta lista y voy ejecutando las acciones hasta lograrlo. Si descubro alguna nueva acción necesaria (quizás me cambien un determinado procedimiento, etc) modifico la lista de control matriz de manera acorde a este nuevo proceder.

Una lista de control que utilizo con mucha frecuencia en mi vida personal es “Hacer la maleta antes de viajar”. De hecho tengo dos listas: una para viajes de menos de una semana y otra para viajes más largos (tres semanas o un mes). En este caso lo que tengo en la lista genérica es todos los elementos que tengo que meter en la maleta.  De este modo cuando me toca hacer la maleta, cojo la lista matriz, imprimo una copia y voy tachando todos los elementos según los meto en la maleta.

En el ámbito laboral puedes usarlo para “Preparar la reunión de seguimiento X” por ejemplo. Ahí tendrás descrito de donde obtener los datos para redactar el informe de seguimiento, a quien mandárselo, como reservar la sala de reunión, etc.

Aparte de las listas de control y la información de consulta frecuente, el resto de información que necesito archivar es relativa a proyectos y la archivo junto con el resto de información del proyecto.

Por lo demás, si se trata de información que debo leer una sola vez y creo que no voy a consultar frecuentemente, la guardo en un gran saco aparte pero la diferencio de esta carpeta “Consulta”.

Sacar algo de tu sistema GTD es sacarlo de tu cabeza.

2) Algún día

Como dije anteriormente, una lista simple o carpeta es más que suficiente en mi caso. La clave de esta herramienta es revisarla con una determinada frecuencia y eliminar sus elementos cuando está claro que la duda razonable de hacer algo “algún día” se convierte en certeza de que no lo haremos jamás.

De nuevo, sacar algo de tu sistema GTD es sacarlo de tu cabeza.

3) Sistema de recordatorios

Las acciones que deben hacerse en un momento determinado debemos sacárnoslas de la cabeza tras registrarlas en un sistema de recordatorios en el que confiemos. Normalmente la acción de registrar una acción en el sistema de recordatorios es una acción que se hace en menos de 2 minutos.

El calendario de tu Outlook o Google Calendar pueden servirte perfectamente. Las notas en un calendario de mesa o uno de pared pueden también sacarte del apuro si no trabajas con un ordenador.

Un consejo sobre algo que a mí me funciona: si una acción va a conllevar otra asociada reserva tiempo para ambas cuando registres la primera en tu sistema de recordatorios. Por ejemplo, si soy el organizador de una reunión y tengo que redactar el acta de la misma, suelo reservarme en el momento de convocar la reunión media hora adicional tras la misma para hacer el acta.

Si no lo haces, es más que posible que ese acta no se redacte jamás o que para cuando encuentres un hueco para escribirla ya no tenga ningún sentido disponer de la misma.

4) En espera

Una simple lista me funciona a la perfección. La clave en este caso es tener claro cuándo una cosa entrante en tu sistema es la continuación que esperabas de algo que está en espera.

Si manejas un volumen de unas veinte o treinta acciones en espera no creo que sea necesario nada especial. Si el volumen es más elevado es posible que debas recurrir a algo más “sofisticado”.

Es posible acordar un sistema de identificación de temas, por ejemplo, introduciendo un identificador en el asunto de los correos electrónico (si es lo que utilizas como medio de comunicación). Puede ser que el asunto del correo que has dejado en espera empiece por [XXXX] o que al final del mismo añadas algo como #XXXX al más puro estilo hashtag de Twitter. Esto te permitirá aplicar filtros de correo o simplemente buscar de una manera mucho más fácil las acciones relacionadas. Recuerda que la mayoría de gente se limita a “reenviar” o “responder” correos sin modificar el asunto del mismo. Convierte una debilidad en una ventaja.

5) Próximo

Esta es la lista de las acciones a abordar inmediatamente. Es muy interesante el uso de Contextos en esta lista.

Podemos definir un Contexto como un lugar físico o momento psicológico adecuado para llevar a cabo una serie determinadas de acciones. Se entiende mejor con algunos ejemplos de contextos típicos:

En la oficina – Acciones que deben hacerse cuando está en la oficina

Leer – Acciones consistentes en leer documentos breves. Puedes marcar la diferencia utilizando tus tiempos muertos (en el metro, en la cola de espera del dentista, mientras se inicia una reunión retrasada, etc) para vaciar este contexto.

Llamadas – Agrupa todas las llamadas que tengas que hacer en un contexto y ejecútalas todas de golpe. Si llegases a convenir con tus compañeros una franja horaria donde hacer llamadas respetando el resto de jornada laboral conseguiríais la paz necesaria para enfocaros en “Hacer” y libraros del más peligroso interruptor: el teléfono.

Puedes establecer tantos contextos como dicten tus necesidades. A nivel organizativo son simples subcarpetas que cuelgan de la carpeta “Próximo”.

6) Proyectos.

En la fase anterior definimos los proyectos como “cosas” que requieren de más de una acción para ser logradas.

Por lo tanto, los proyectos utilizan todo lo citado para las acciones simples y además en función de su complejidad requieren de una organización con reglas específicas.

Dedicaremos una serie de entradas específicas a los proyectos, no obstante, el minimo para mi lo componen dos elementos:

a) Un documento que describa las metas del proyecto y las acciones que hemos determinado para conseguir dichas metas.

b) Una carpeta de “material de apoyo” donde tenemos la información de archivo y consulta del proyecto.

Lo fundamental, aparte de lo anterior, es saber exactamente en qué acción de la planificación nos encontramos y cuál será la acción siguiente para ir introduciéndolas o siguiéndolas en nuestro sistema GTD como el resto de acciones individuales.