GTD Fácil: 05 Hacer

Por fin llegamos a la madre del cordero: el momento de hacer algo. Puede parecer un tanto irónico pero se supone que de las cinco fases de GTD, cuatro se dedican a la organización y sólo la última habla de “hacer” (no olvidemos que hacer es el objetivo último de todo sistema de productividad y además hacerlo de la mejor manera posible).

Según lo visto hasta el momento se nos pueden presentar ante nosotros tres tipos de acciones o trabajos a realizar:

1-      Realizar una acción previamente definida (nuestra carpeta de “Próximo”)

2-      Realizar un trabajo a medida que surge (¡ojo!¡peligro!)

3-      Dedicarnos a labores de organización de nuestras cosas (las primeras 4 fases del GTD).

Las acciones del tipo 2 y 3 están descritas en las cuatro primeras fases del GTD. Hemos de ser absolutamente draconianos en no permitir que acciones del tipo 2 irrumpan en nuestro sistema de productividad ya que lo convertirán en inútil.

Bueno, no sólo eso, además de inútil será una pérdida de tiempo ya que todo lo que dediquemos a “organizar” si al final no organiza nada, mejor que lo dediquemos a hacer. Viviremos en el mismo caos pero al menos haremos algo más.

Pero vayamos a lo que nos interesa…

¿Cómo elijo las acciones a hacer de la lista de “Próximo”?

En mi opinión, David Allen se lía un poco en su libro (o seguramente yo no le acabo de captar) cuando habla de la fase de “Hacer”. Me voy a quedar con la parte que verdaderamente me parece interesante y obviaré el resto.

David propone cuatro posibles criterios a la hora de escoger acciones. Para ello, cada acción debe registrar una estimación de estos criterios:

 

a)      Situación: Se refiere a la situación requerida para poder llevar a cabo la acción. Ya hemos hablado de organizar las acciones por contextos. Pues de eso se trata, de que cuando nos encontremos en una situación o contexto determinados accedamos rápidamente a las acciones que podemos realizar en ese momento. Esto nos evitará repasarnos toda la lista de “Próximo” cada vez que queramos seleccionar la acción a realizar centrándonos únicamente en las de la situación adecuada.

b)      Tiempo: Se refiere a la estimación de tiempo requerido para poder llevar a cabo la acción. Los rangos de tiempo los dictará un poco de nuestra experiencia ya que debemos adaptar estos rangos a la duración de los huecos que habitualmente tenemos en nuestro calendario. La duración de estos huecos viene dictada, a su vez, por el calendario diario (eliminando las reuniones, visitas, entrevistas y cualquier tipo de actividad planificada que tengamos en el sistema de recordatorios).

c)       Energía: Se refiere a la estimación de energía requerida para poder llevar a cabo la acción. Hay acciones más mecánicas que otras y algunas requieren concentración y enfoque absolutos. Es de sentido común destacar estas últimas y abordarlas en los huecos en que nuestra mente está menos saturada. Usualmente esto se da al comenzar la jornada de trabajo donde aún no estamos saturados (ni cabreados).

Es muy frecuente que la gente productiva te aconseje dedicar las dos primeras horas (por decir algo) de tu jornada a este tipo de tarea sin ni siquiera abrir tu cliente de correo electrónico lo que inevitablemente te llevaría a procesar tus correos entrantes, etc consumiendo una energía preciosa en labores mecánicas que podrías aprovechar en estas otras acciones que requieren de esa energía malgastada.

d)      Prioridad: Se refiere a la estimación de la prioridad que tenga la realización de una acción. La prioridad siempre se fija con relación al resto de acciones y si trabajas por contextos te aconsejo que fijes la prioridad con respecto a las otras acciones del contexto.

Una de las cosas que tienes que hacer al revisar tu lista de “Próximo” y sus contextos es ajustar las prioridades.

 

La suma de estos cuatro criterios te dará una visión clara de cuál es la acción más apropiada que tienes que “Hacer” de todas las que tienes en lista.

Una clave importante: cuando te pongas a hacer, haz sólo una acción a la vez. Confía en lo que has decidido hacer.

Lo anterior puede hacerse de una manera “intuitiva” o de una manera formal, anotando los cuatro criterios en todas las acciones y ordenando las listas por cada criterio.

Mi experiencia es que si manejas contextos (Situación) y prioridad (dos prioridades “alta” y “normal” puede ser suficiente) ya tienes mucho más que la mayoría de mortales. El tiempo estimado y la energía son criterios que como conocedor de tu propio negocio deberías tener bastante claros guiándote por tu experiencia.

Sobre cuando es el momento apropiado para marcar estos criterios te diría que principalmente debes hacerlo en la fase de Organizar y Revisar. De esta manera simplificas tremendamente la elección de la acción a “Hacer”.

Nuestras elecciones serán mejores cuanto más claro tengamos la naturaleza y los objetivos de nuestro “trabajo”. Para ello te recomiendo que trabajes la visión de los diferentes niveles que te proponía en la entrada “El modelo de seis niveles de David Allen para revisar nuestro propio trabajo”.

Por último, decirte algo evidente: las interrupciones son una parte inevitable de nuestra vida. Pero no caigas en el error de convertir las interrupciones y urgencias en la excusa perfecta para no enfrentarte a las acciones que sí deberías hacer y que tienes perfectamente registradas en tu sistema de productividad.

Hay una frase de David Allen con la que te quiero dejar y que, lamentablemente, veo realizada demasiado a mi alrededor (en ocasiones yo mismo doy el mal ejemplo) que dice “Mucha gente está más cómoda entre urgencias y crisis que teniendo que controlar la parte de su trabajo que no resulta tan evidente”.

El problema de muchas organizaciones, en mi opinión, es que cuando esto se produce en puestos con responsabilidades esto implica que el día a día no permite ejercer precisamente esas responsabilidades con lo que tu trabajo, tu departamento y tu empresa en última instancia van a la deriva,“como pollo sin cabeza”.

Ojalá con esta introducción básica a la productividad seas capaz de controlar un poco más tu trabajo, tu vida o lo que sea menester y con el tiempo libre que ganes y la mente “despejada” puedas disfrutar más de la vida.