La primera fase de GTD es la de recopilar. Vale pero…¿qué recopilamos? David Allen dice que recopilamos “cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia, que creamos que debería ser diferente a como es y que sintamos la obligación interna de cambiar”.

Mi recomendación es abordar la adopción de GTD poco a poco, en concreto área a área de nuestra vida. Así que te propongo que delimites qué es lo que quieres abordar: tu vida personal o tu vida profesional o partes delimitadas de éstas. Antes de empezar a dedicar muchísimo tiempo a algo nos gustaría comprobar que ese algo funciona ¿no? Lo contrario no sería demasiado productivo.

Recopilar es depositar todas las “cosas” que hemos de hacer en un sitio común que llamaremos bandeja de entrada. Y punto. En esta fase no vamos a hacer con ellas nada más que esto. Y nos centraremos en hacer eso única y exclusivamente.

Las ventajas de esta fase principalmente son tres para mí:

– Tenemos una visión global del volumen de cosas en nuestra bandeja de entrada.

– Recopilar nos permite centrarnos en que nada se nos escape, aislándonos del “ruido” de otras fases posteriores de GTD.

– Disponemos de un sistema fiable en el que se recoge todo lo que tenemos que hacer con lo cual dejamos de preocuparnos porque algo se nos olvide.

Entornos de recopilación

Aunque te centres en un área de tu vida en la que pretendas aplicar GTD vas a tener dos vías de entrada de “cosas”:

a) Tu entorno físico

Si suponemos que has decidido abordar GTD en tu vida profesional, tu entorno físico lo forman los elementos de tu oficina: cartas y paquetes postales, archivadores, cajones, mesa de trabajo, tablones, etc.

Traza un plan para determinar los canales de entradas de cosas en tu mundo físico y aborda la recopilación canal a canal. Transforma los elementos físicos (por ejemplo, un paquete postal) en una nota de papel o correo electrónico. Acostúmbrate a incluir la fecha en todas estas notas para saber cuándo se llevó a cabo el proceso de recopilación y completa la nota con una indicación de donde está el objeto físico al que se refiere.

No caigas en la trampa de confundir la recopilación con la limpieza.  Para la limpieza y organización de tu espacio de trabajo dispones de metodologías como las “cinco eses” (5S) de las que hablaremos en su momento.

Tres  consejos:

– Enuncia tus notas como acciones, usando verbos si es posible.

– Ante la duda de si meter o no algo en la bandeja de entrada, mételo. Fases posteriores de GTD ya dictaminarán la inutilidad de este acto. Si no lo metes, simplemente no harás nada con él.

– Si descubres algo en esta fase que no vale para nada elimínalo inmediatamente. Eso que te ahorras.

b) Tu entorno mental

En entorno mental es un poco más etéreo y lo forman las ideas, los recados (llamadas, buzón de voz, correo electrónico o sms, etc), los recordatorios (en tus calendarios, post-it, etc)…

Tu entorno mental no difiere del entorno físico más que en los canales pero lo consejos son aplicables a ambos.

Hay un consejo que si quiero darte y es que desarrolles el hábito de tomar nota de algo en cuanto surja. Lleva siempre contigo una libreta o un aparato (móvil, pda, etc) que te permita registrar las ideas lo más rápido posible. Si estás una reunión, interrúmpela durante unos segundos educadamente, toma nota en tu herramienta de recopilación y sigue donde lo habías dejado.

Durante el proceso de recopilación en ambos entornos puede ser que encuentres algo que tienes que hacer inmediatamente. Hazlo. Necesitas estar enfocado en lo que haces y si no te lo quitas de la cabeza no te va a permitir centrarte en la recopilación.

La recopilación es una fase de fuerza bruta donde lo que perseguimos es registrar todo, hasta lo dudoso ya que prima la cantidad frente a la calidad. Es muy similar a anotar las ideas en una pizarra en un brainstorming o tormenta de ideas.

Herramientas:

Dos son los elementos que se manejan en esta fase:

a) Herramientas de recopilación.

A mí me funciona la libreta de toda la vida y el correo electrónico. Con estos dos elementos cubro todas mis necesidades. En mi caso uso el correo electrónico como herramienta de recopilación ya que buena parte de mis “cosas” laborales me llegan por este medio.

A otras personas les puede funcionar una grabadora de voz, una PDA o cualquier teléfono móvil de hoy en día que incorporan casi todos estos elementos.

Procura tener el mínimo de herramientas de recopilación posibles.

b) Bandeja de entrada

En mi caso uso como bandeja única de entrada el correo electrónico que es donde confluyen mis “cosas”. Las notas que he tomado en mi libreta física las transformo en correos electrónicos.

Lo verdaderamente importante es que la bandeja de entrada sea única.

Hábitos:

Dos son los hábitos que hemos de desarrollar para dominar esta fase:

a) Recopilar como mínimo una vez al día.

La frecuencia la determinará el tipo de trabajo o el volumen de cosas que manejes. Como buen hábito intenta repetirlo una vez al día y asócialo a algo que ya hagas en el momento del día que quieras implantarlo, para que te sea más fácil llevarlo a cabo.

b) Anotar las cosas en cuanto surjan.

Si lo haces, notarás enseguida beneficios ya que este hábito te permite estar enfocado en lo que importa ya que confías ciento por ciento en la eficacia de tu sistema GTD.

De verdad que en poco tiempo considerarás prácticamente imposible que algo se te olvide.