Fundamentalmente existen dos maneras de diferenciarnos: hacer cosas nuevas y hacer las cosas mejor que los demás. Para alcanzar buenos resultados en la primera vía es necesario pensar diferente o, cuando menos, añadir nuevas técnicas al pensamiento lógico en que hemos sido educados desde pequeñitos.

Sin embargo, la segunda vía se alcanza mediante la optimización de los recursos (o sea, tú mismo), la mejora en la toma de decisiones y la ordenación de las tareas mediante un efectivo sistema de prioridades.

En MLD he asimilado lo que hacemos (intentado aplicarlo a lo que sea que hagamos) al “cuerpo” ya que se trata de algo más o menos mecánico y que puede entrenarse. En función del tipo de trabajo que desarrolles existen técnicas más o menos ajustadas a lo que requieras. Aquí hablaremos de GTD que es una metodología que se aplica tanto a las tareas personales como profesionales.

Lo primero que debes hacer es analizar tu situación actual en el ámbito en que quieres diferenciarte para ver si es necesaria una mejora. Seguramente la respuesta sea afirmativa.

Personalmente, me acerqué a GTD cuando me hicieron responsable de la gestión de incidencias en mi empresa. Este hecho pasó a incrementar los correos electrónicos que recibía diariamente en mi bandeja de entrada de manera exponencial.  Por ende, un porcentaje muy elevado de ellos requerían una toma de decisión inmediata ya que versaban sobre temas urgentes o polémicos que había que resolver con la máxima inmediatez. Por último, había que perseguir las acciones hasta constatar la resolución del problema original lo que implicaba más y más comunicaciones con todos los departamentos de la empresa y los clientes implicados.

Como no podía ser de otra manera, este hecho vino a añadirse al resto de labores que desarrollaba en mi puesto con lo que no me quedó más remedio que optimizar mi trabajo, es decir, incrementar la productividad.

No es necesario que recibas cien o doscientos correos electrónicos diarios para que emplees técnicas de productividad. Puede ser que nunca recuerdes el cumpleaños de un amigo, llegues tarde a todos los sitios, sientas que empleas demasiado tiempo viendo televisión o te olvides de recoger a tus hijas en el colegio (juro que es un caso real).

Por otro lado, no todo es GTD. Algo que hacemos todos a diario (y en lo que he tenido que mejorar a marchas forzadas) es comunicarnos. Amigos, familia, pareja…¡todo el rato estamos comunicándonos!).

Dejar una huella en todo lo que hacemos es posible con un esfuerzo relativamente pequeño. Cosas tan sencillas como contestar a la máxima brevedad a todos los que se dirigen a ti o echar un cable de manera proactiva a quien lo necesita son cosas que se agradecen y dejan huella.

En el fondo es algo tan sencillo como ser tan eficientes como nos gustaría que los demás lo fueran con nosotros.

Posiblemente lo más complejo es ser capaces de prolongar los pequeños éxitos en el tiempo y hacer que esas mejoras formen parte de nosotros. Esto requiere de la adquisición de nuevos hábitos, algo posible pero que requerirá de un esfuerzo importante.

Eso sí, con todo lo anterior no debemos llegar a un punto en el que los arboles no nos dejen ver el bosque. Decía Peter Drucker, el gurú de la gestión de las organizaciones, algo que no debemos perder de vista jamás:

“No hay nada tan inútil como hacer de un modo eficiente aquello que no es necesario hacer”

De nada sirve hacer algo bien si lo que hacemos no tiene ninguna utilidad.

De cualquier modo, para determinar lo que es útil o no en una organización suele haber unas personas a las que se les paga por decidir sobre este tipo de cuestiones quedando al margen de lo que aquí tratamos y si, en cualquier caso, esta decisión fuera de nuestra incumbencia deberemos emplear otro tipo de “habilidades” para tomar la decisión correcta.

¡Pero lo primero es sacar tiempo libre para sentarnos a pensar en estas y otras cuestiones!