“Do it tomorrow” (Hazlo mañana) es el título del libro (en inglés) de Mark Forster, experto en productividad personal del que ya hemos hablado en varios ocasiones,  en el que nos plantea otro de sus métodos de productividad. Cuando hablo de Mark Forster trato de emplear “método” en lugar de “sistema” porque sus propuestas son mucho más abiertas que las de, por ejemplo, David Allen.

En esta ocasión, el “Do it tomorrow” (DIT de aquí en adelante) es un método cuyo cuore podría resumirse en: recopilar hoy todas las acciones y ocuparte de ellas mañana, para que esto te permita planificar tu día de hoy de manera efectiva y sin interrupciones.

¿Es esto posible?

Quizás no lo sea en un ciento por ciento pero la idea es tan potente que creo que bien se merece un análisis más profundo. De hecho, considero altamente positivo que experimentemos con esta idea y con las consecuencias que tiene ponerla en práctica que, en mi experiencia, son mucho menos dramáticas de lo que podría parecernos. Sí, funciona.

Mark Forster es el adalid de las listas cerradas y, en el fondo, su sistema no pretende más que tener una lista cerrada con las tareas de hoy y aprovechar así sus ventajas (ver mi entrada “El poder de las listas cerradas”).

Para ello, es necesario hilar muy fino con los grados de urgencia que cualquier tarea requiere. Forster trabaja con tres grados de urgencia:

1) Tareas que hay que hacer inmediatamente.

Se trata de tareas que requieren tu atención de manera inmediata. Y, ojo, atender algo de manera inmediata supone dejar de hacer lo que estamos haciendo (la lista de hoy, que construimos ayer).

Debemos hacer un ejercicio de sinceridad extrema para ver si algo requiere una respuesta inmediata o…

2) Tareas que hay que hacer en el mismo día.

Es muy importante diferenciar entre tareas que requieren acción inmediata o aquellas que requieren acción a lo largo del día de hoy. Un ejemplo sencillo que se me ocurre es una llamada de teléfono, un email o un mensaje de whatsapp. Hay mucha gente que es incapaz de no reaccionar ante cualquiera de estas señales y descuelga o contesta, sin pensárselo dos veces, dejando lo que está haciendo.

Es difícil dejar de hacer esto y hay que entrenarlo. Una clave importante es crear un espacio donde el impulso se diluya y deje hueco a una actividad un poco más racional. Por ejemplo, si alguien me llama por la típica crisis, debo parar pero no para resolverla sino para evaluar las consecuencias de no resolverla en este momento, si puede esperar  o no.

Escribir estos pensamientos o análisis, ayuda a diluir la fuerza emocional y da tiempo a que la cordura sea la que finalmente emita un juicio más correcto.

Debemos continuar haciendo un ejercicio de sinceridad para ver si algo requiere una respuesta hoy o…

3) Tareas que haremos mañana.

Idealmente todas tus acciones deberían ir en esta lista. El motivo es muy sencillo: así pueden planificarse. Siempre que tengas dudas sobre la urgencia de algo, anota la acción en la lista para hacer mañana.

Si no operas así, lo que estás haciendo es romper los límites que te habías fijado para hoy, cuando ayer planificaste las acciones que llevarías a cabo hoy. Y lo que suele ocurrir es que ni haces hoy lo que pretendías hacer hoy, ni mañana lo que deberías hacer mañana y te pasas tu vida perdido entre urgencias que no lo son sin avanzar un centímetro en la consecución de lo que verdaderamente es importante.

Evidentemente la clave consiste en minimizar los casos 1) y 2) e, idealmente, potenciar los casos de tipo 3).

Dentro de la planificación del día de hoy, siempre habrá un espacio para la recopilación de tareas para mañana. Y habrá un espacio porque trataremos de hacerlo por lotes: email, contestador, comentarios en redes sociales, etc.

Las tareas que anotamos para mañana constituirán nuestro “Diario de tareas”. Cuando lo escribimos hoy, al acabar, trazamos una línea al final. Si mañana surgen tareas de urgencia 2) las escribiremos bajo esa línea y nos ocuparemos de ellas cuando las circunstancias del día lo permitan.

En cierto modo, DIT es una segunda capa al otro método de productividad de Mark Forster que hemos analizado en detalle: Autofocus (ver mis entradas  “Un método sencillo: Autofocus 4” y “Profundizando en Autofocus 4”).

Interesante me parece el concepto de “Current initiative” que yo traduciría como la iniciativa del día. Se trata de una tarea de tu diario de tareas, que harás, primero, cada día. Antes de ponerte a revisar correo,  bandeja de papeles, abrir cartas, etc.  Antes de cualquier cosa. La iniciativa del día está blindada. Y debe ser elegida el día anterior o no la harás.

Asegurarte que te ocupas de algo, cada día, mantiene viva esa iniciativa. Abandonarla la mata. Resérvate un hueco permanente, cada día, para la iniciativa del día y utiliza sabiamente ese hueco para avanzar en lo que más te interesa.

Creo que con estas ideas es más que suficiente por hoy. Si queréis más, creo que tendréis que esperar hasta mañana porque, como dice Mark Forster en “Do it tomorrow”:

“Nada es tan urgente que no pueda esperar hasta mañana”