«Cualquier esfuerzo resulta ligero con el hábito»

Tito Livio

“Zen to done – The ultimate productivity system” es un sistema de productividad personal minimalista desarrollado por Leo Babauta. Zen to done (abreviado ZTD) es un conjunto de 10 hábitos. La clave de ZTD es que cada uno de estos hábitos debe aprenderse (y practicarse) por separado, nunca varios a la vez. Por lo tanto, el periodo necesario para poner ZTD en marcha es de aproximadamente un año, teniendo en cuenta que la cifra estándar que se maneja para fijar un hábito es de 30 días aproximadamente.

Si bien Babauta no da un orden en cuanto a la secuencia ideal en la adquisición de estos hábitos sí que comenta que los ocho primeros hábitos son los esenciales aunque no deberíamos perderle la pista a los dos últimos.

Vamos a ver hoy, de manera resumida, cuáles son esos 10 hábitos que en buena medida conforman el decálogo de la persona efectiva:

1) Captura.

Hábito: captura extendida.

– Captura todo lo que venga a tu cabeza: tareas, ideas, proyectos, etc.

– Cuanto más simple sea la herramienta de captura, mejor (Babauta aconseja una libreta o fichas de papel).

2) Procesa.

Hábito: toma decisiones rápidas sobre cosas que hay en tu bandeja de entrada.

– Procesa tu bandeja de entrada (lo que has capturado en el paso anterior) al menos una vez al día.

– No dejes que las cosas se queden ahí, eso es procrastinar.

– Si hacer algo de lo que has anotado te va a llevar menos de dos minutos, hazlo ahora.

– Si no, elimínalo, archívalo o ponlo en tu lista de hacer o en el calendario (en este orden).

3) Planifica.

Hábito: fija las tareas más importantes del día, de la semana…

– Diariamente, fija tus MTIs (Most Importan Task).

– Semanalmente, fija tus Big Rocks.

– Haz tus TMIs lo primero del día.

4) Haz.

Hábito: haz una sola tarea a la vez, sin distracciones.

Para ello:

1º Elimina todas las fuentes de distracción: email, móvil, internet…

2º Pon un reloj (esto huele a Pomodoro) o concéntrate en tu tarea el mayor tiempo posible.

3º No permitas que te interrumpan o, si lo hacen, toma una nota rápida de lo que te solicitan y vuelve a tu tarea. Nunca intentes la multitarea.

5) Un sistema simple y confiable.

Hábito: mantén listas simples, revísalas frecuentemente.

– Puedes usar listas por contexto si eso te parece útil (@trabajo, @recados, etc.).

– No utilices programas complicados ni compliques tu sistema; solo necesitas una lista por contexto y una lista de proyectos.

– Revisa diariamente tus listas por contexto.

– Revisa semanalmente tu lista de proyectos.

– Enfócate en lo que tienes que hacer y no en tu sistema o herramientas.,

6) Organiza.

Hábito: un lugar para cada cosa.

– Pon las cosas donde les corresponda lo antes posible en lugar de dejar esto para más tarde.

7) Revisa.

Hábito: revisa tu sistema y tus metas semanalmente.

– Durante tu revisión semanal, revisa tus metas anuales y determina qué progreso has hecho hacia cada uno de ellas esta última semana y qué serie de acciones vas a hacer durante la próxima semana.

– Una vez al mes, haz una revisión más larga de tus metas.

– Una vez al año, revisa tus metas anuales y vitales.

8) Simplifica.

Hábito: reduce tus metas y tareas a lo esencial.

– Si abordas todas las tareas según llegan pronto acabarás desbordado y perderás el enfoque necesario para ocuparte de tus MITs.

– Elimina todo lo que no se esencial.

– Simplifica tus compromisos y tus flujos de información.

– Asegúrate de que tus tareas y proyectos están alineados con tus metas anuales y vitales.

– Simplificar debe ser como un sexto sentido que aplicas diaria, semanal y mensualmente.

9) Rutinas.

Hábito: crea y mantén rutinas.

– Si tienes dificultades para enfrentarte a lo desestructurado ayúdate con rutinas (series de tareas repetitivas).

Ejemplo:

– Rutina matinal: mirar el calendario, revisar tus listas por contextos, fijar tus MITs, hacer ejercicio, procesar email y bandeja de entrada y hacer la primera MIT.

– Rutina vespertina: procesar email y bandeja de entrada (de nuevo), repasar tu jornada, escribir en tu diario, preparar el día siguiente.

10) Encuentra tu pasión.

Hábito: busca el trabajo que te apasiona.

– Si te apasiona lo que haces no procrastinarás.

– Busca continuamente las cosas que te apasionan y averigua si puedes hacer de ellas tu modo de vida.

En próximas entradas intentaré profundizar en algunos de estos hábitos, unos más familiares que otros, ya que al profundizar se podrán observar matices importantes a la hora de su implementación.

Imagen | Paisaje zen