No me quiero olvidar de mi querido GTD y me voy a permitir hacer una entrada de tipo recordatorio con los que, en mi opinión, son los 6 hábitos clave del GTD.

Recordad que ya hemos hablado antes de hábitos y detallamos 8 consideraciones para adquirir un hábito.

Por otro lado los hábitos que resumo aquí deben ser contextualizado dentro del sistema GTD y para ello he escrito la serie “GTD Fácil:”.

 1)  Recopilar como mínimo una vez al día.

La frecuencia la determinará el tipo de trabajo o el volumen de cosas que manejes. Como buen hábito, intenta repetirlo una vez al día y asócialo a algo que ya hagas en el momento del día que quieras implantarlo, para que te sea más fácil llevarlo a cabo.

En mi caso por ejemplo, trabajo con el correo electrónico como principal herramienta de entrada a mi sistema y además debo dar salida rápidamente a los asuntos ya que el tiempo de resolución de los mismos está controlado por un indicador de calidad. Para cumplir estos estándares he calibrado mi sistema GTD hasta recopilar cada 2horas (* no es exactamente recopilar lo que hago cada 2 horas sino abrir mi cliente de correo para ver lo que me ha llegado y ponerme a procesar).

2)  Anotar las cosas en cuanto surjan.

Si lo haces, notarás enseguida beneficios ya que este hábito te permite estar enfocado en lo que importa ya que confías ciento por ciento en la eficacia de tu sistema GTD. De verdad que en poco tiempo considerarás prácticamente imposible que algo se te olvide.

Este hábito puede concretarse en otros más concretos como llevar boli y una agenda a todos los lados (o tu dispositivo electrónico favorito) o enviar a mi bandeja de entrada todo lo anotado en papel (u otra herramienta) cada cierto tiempo.

Esto último lo suelo hacer coincidiendo con el hábito descrito en el punto anterior. Por ejemplo, tras una reunión tengo en un papel las acciones derivadas de la misma que me competen. Llego a mi sitio y lo primero que hago es convertir estas acciones en correos electrónicos ya que esta es mi bandeja de entrada. Tras esto proceso los correos que me han llegado durante la reunión si han transcurrido más de dos horas desde la última vez que lo hice.

 3)  Procesar toda la bandeja de entrada de una sola vez y de uno en uno.

 Es fundamental que cuando te dedicas a procesar únicamente estés enfocado en procesar. No debes empezar a hacer una tarea porque te emociona o bucear en la bandeja de entrada en busca de las cosas relacionadas con un determinado tema, etc.

Por otro lado, procesar las cosas de una en una hará que si te interrumpen sólo tengas una sola cosa fuera de la bandeja con lo que será mucho más fácil retomar la fase de procesado que si tienes trece frentes abiertos.

Como he dicho antes, cuando no tenga necesidad de procesar cierro el cliente de correo máxime si tengo que llevar a cabo una de las tareas principales del día y debo estar concentrado. Por supuesto, si tengo el cliente de correo abierto todos los avisadores (bien de tipo acústico bien de tipo menú emergente o pop-up) SIEMPRE están desactivados.

 4)  La regla de los dos minutos.

Sólo con desarrollar este hábito vas a mejorar muchísimo tu productividad. Se trata simplemente de que si mientras estás procesando, la siguiente acción a abordar puede hacerse en menos de dos minutos… ¡Hazla en este preciso instante!

El umbral de los dos minutos es aproximado. Aplica el sentido común y si una cosa cuesta más organizarla que hacerla… ¡Hazla! El balance entre ambos extremos es lo que los expertos denominan umbral de la eficiencia.

Aunque es de puro sentido común quiero hacer notar que la frecuencia con la que procesamos es la frecuencia con que estas tareas quedarán hechas. Esto nos asegura que las tareas breves se hagan en menos de x siendo x la frecuencia con la que procesamos nuestra bandeja de entrada habitualmente. Esto nos va a proporcionar un sentimiento de eficiencia ante nosotros mismos y ante los demás.

5)  Revisión diaria.

 Busca un momento rutinario, como el viaje en metro o tranvía a tu trabajo, para hacer el plan del día (aunque sea mentalmente).Tener un plan no te obliga a cumplirlo (recuerda que el mapa no es el territorio) pero si te aporta algo fundamental: perspectiva.

También puedes optar por hacerlo al final de la sesión actual planificando el día de mañana.

Recuerda que el plan del día se compone de las citas establecidas en tu calendario más las acciones de “próximo” que decidas abordar hoy en base a tus necesidades (prioridad) y disponibilidad de recursos (situación, tiempo y energía).

 6) Revisión semanal.

Busca tu momento y llévala a cabo tocando todos los elementos descritos arriba. La sensación de ser el capitán de tu barco y de no ir continuamente a la deriva no tiene precio.

Recuerda que necesitamos tiempo para “levantar la cabeza” y mirar si hay un compañero libre antes de chutar. Personalmente, de los seis hábitos que cito este es el que empezará a elevar tu sistema de productividad a otra dimensión y por lo tanto el más difícil de adquirir.

¡A por ellos!