“La sencillez o complejidad de un sistema ha de medirse por el grado de dificultad que percibe el novato, no el experto”

Amalio Rey

Hace ya año y medio, Amalio Rey publicó tres entradas muy interesantes, en su blog, sobre productividad personal  y su experiencia con GTD. Hoy, por fin, he decidido desempolvarlas de mi lista de “Algún día/Tal vez” y escribir sobre la primera de ellas.

Conocí a Amalio Rey en una jornada en Bilbao de la Red de Consultoría Artesana y, a pesar de no estar en su grupo de trabajo en las actividades vespertinas, me pareció un tipo interesante, con un cierto aire de científico loco, dicho esto desde el máximo respeto y la simpatía que su intervención despertó en mí.

Sobre todo la primera de estas entradas:

¿Es tan fácil GTD como dicen?

provocó  un animado debate en los comentarios a la misma, por parte de muchos de los que escribimos sobre GTD y productividad personal. Aconsejo la lectura detenida tanto de las entradas (las otras dos están al final del artículo) como de las opiniones en los comentarios.

Desde mi punto de vista, puede ser muy interesante  analizar las opiniones de Amalio sobre GTD y reflexionar sobre su experiencia  respecto de qué sí y qué no funciona en GTD. Es una información muy valiosa.

Hay mucho de lo que hablar pero quería centrarme en 3 puntos clave:

a) GTD no se adapta a perfiles como el de Amalio, de una constancia y regularidad “de dudosa reputación”. Hay personas, como él, que gustan de huir de las rutinas, a las que GTD les puede producir rechazo. Son esos que encuentran un placer en “salirse del molde” y que con GTD se sienten encorsetados.

Estoy y no de acuerdo; me explico. GTD permite liberar tu creatividad mediante el control de las tareas ordinarias que, precisamente, la atenazan. Sé que es contraintuitivo pero, desde mi experiencia, es así. La añorada libertad sólo puede conseguirse poniendo freno al descontrol.

El problema de GTD es que, para liberarte, has de tomar una medicina que no te gusta: rutinas, hábitos, reglas…En cierto modo, GTD es como el aceite de ricino que, por muy bueno y saludable que sea, resulta desagradable, de buenas a primeras.

La consecuencia habitual de este problema es que la gente que más necesita GTD, potencialmente, es la menos dispuesta a darle una oportunidad.

Y tiene difícil solución; quizás tenga más que ver con la manera de contarlo que con lo que contamos en sí mismo.

b) Amalio cree que podría ser más receptivo a sistemas no tan metódicos y más minimalistas. GTD “full-pack” puede resultar excesivo, pecar de maximalista.

Personalmente estoy de acuerdo. Cada uno somos un mundo y, lo correcto, debería ser un sistema de productividad personalizado a cada individuo. Abogo más por abordar la definición del sistema de productividad personal como un proceso de consultoría; evaluar las necesidades del individuo y proporcionarle una solución “personalizada”.

Naturalmente, las piezas de ese sistema “personalizado”, las extraemos de un molde que sepamos que funcione. GTD es el mejor molde que existe pero hay muchas cosas interesantes que complementan a GTD y que podrían ampliar el molde.

En el fondo, creo que lo correcto es un enfoque de coaching más que de consultoría, en el que sea el propio individuo el que sea capaz de elegir lo que más le interesa y la labor del experto se limite a mostrarle lo que hay y a ayudarle a que decida sobre lo que más le conviene; pero él toma las decisiones, no el experto.

c) GTD se vende como “fácil” y no lo es. GTD puede crear más estrés del que pretende liberar.

Siempre ocurre que el que “vende” algo, o es “apóstol” de algo, lo ve mucho más fácil de lo que en realidad es. Pero el gran peligro de esto es que, precisamente esta actitud, pueda ser interpretada como condescendencia y el futuro usuario de GTD se sienta mal por ello, aunando frustración y un cierto sentimiento de incompetencia.

Personalmente, no creo que implementar GTD en tu vida sea fácil. Digan lo que digan, y lo diga quien lo diga, sólo hay que ver el porcentaje de personas que funcionan realmente con GTD, respecto del total de los  que lo conocen como para implementarlo. Entonces te das cuenta de que ese porcentaje es demasiado pequeño.

Como dice Amalio, GTD, para él, tiene unas elevadas barreras de entrada.

La gran pregunta que se deriva de todo lo anterior es: ¿Sería posible otra aproximación a GTD, o a la productividad personal, en general?

El propio Amalio sugiere un GTD por  capas o “mordiscos”. Asumir el sistema paulatinamente,  teniendo el estrés, que la adopción del propio sistema conlleva, bajo control.

Esa “escalera del GTD” no existe (o no la conozco) y quizás sería interesante tratar de definirla. Es todo un desafío y ahí queda.

El otro gran reto, o carencia, según se mire,  que siempre he detectado en GTD es tratar de interconectar sistemas GTD para trabajar productivamente en equipo. Pero, hasta que seamos capaces de derribar las barreras de entrada antedichas, creo que no tiene demasiado sentido atacar este segundo desafío ya que los integrantes de esos “equipos productivos” seguiríamos siendo “los frikis del GTD”.

Por otro lado, y en contraste con todo lo anterior, están las opiniones de personas muy autorizadas como, por ejemplo, Jose Miguel Bolívar cuando dice “GTD es un sistema de hábitos, donde cada hábito juega un papel clave, de tal forma que la suma de todos estos hábitos produce un resultado mejor que el producto de cada uno de ellos de forma aislada”.

Quizás, como en muchos otros casos, el tema sea puramente un asunto de coste de oportunidad y de gestionar correctamente nuestras expectativas: cierto retorno, implica ciertos hábitos. Si fuésemos capaces de establecer qué retornos son producidos por ciertos hábitos (niveles) podríamos plantearnos la necesidad o no (y el “sacrificio” asociado) de avanzar al siguiente nivel. No es algo binario: ser “productivo” o “improductivo”.

Las otras dos entradas, también muy interesantes, en el blog de Amalio fueron:

GTD: Haz las cosas y gestiona con perspectiva

11 hábitos para gestionar la atención

Echadles un vistazo. Os aseguro que no es tiempo perdido.

Y en vuestro caso, ¿cuáles son vuestras experiencias con GTD?

Imagen | GTD