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Implementa GTD a coste cero (I) – La base
«Cualquier esfuerzo resulta ligero con el hábito«
Tito Livio
En Marca la diferencia he hablado mucho de GTD como sistema de productividad pero nunca he querido entrar en al farragoso terreno de las herramientas GTD. Esto es así por varios motivos: hay muchísimas herramientas, muchas son de pago y la herramienta ideal no existe ya que depende mucho de los entornos profesionales y personales en los que se maneje cada uno. Además, considero que la herramienta sobre la que implementamos GTD es algo bastante secundario, es mucho más importante la adquisición de los hábitos clave, etc.
Voy a tratar de describir cómo construir un sistema GTD con componentes gratuitos que yo mismo he venido usando desde hace un tiempo. Antes de nada, es conveniente tener clara la teoría así que te recomiendo que releas, como mínimo, los artículos de la serie GTD-Fácil que escribí en su día en relación a los 5 pasos del GTD:
El mapa MLD para la productividad
Durante este 2011, el apartado de productividad de Marca la diferencia ha ido tomando la suficiente entidad como para necesitar de un pequeño mapa con el que poder seguir las aportaciones realizadas. Sin duda es un eje central de la página y como tal seguirá teniendo un espacio importante en el futuro ya que son muchas las cosas que se han quedado en el tintero.
Os dejo aquí un esquema recopilatorio o mapa de lo que he desarrollado hasta el momento. Como siempre he dicho, el objetivo es disponer de un cuaderno de notas, más o menos en limpio, que principalmente me sirva a mí. Si, además, alguien le encuentra alguna otra utilidad, mejor que mejor.
El modelo de seis niveles de David Allen para revisar nuestro propio trabajo
En “Getting things done”, David Allen nos propone un modelo de seis niveles como referente de la productividad personal. Vaya por delante que GTD pierde fuelle, en mi opinión, cuando se sale del camino de lo práctico (el control) para adentrarse en temas más complejos (la perspectiva). De hecho, no los desarrolla demasiado y posiblemente haya que complementarlos con otras técnicas y herramientas descritas en este mismo blog.
Sea como fuere, considero interesante la propuesta de David Allen porque encaja perfectamente con la visión integral que tengo yo de un individuo productivo.
GTD Fácil: 04 Revisar
La revisión es quizás la fase más sencilla de GTD y a la vez la más difícil de llevar a cabo. Debe ser eso de que el sentido común es el menos común de los sentidos.
Revisar nuestras listas en un hábito y una herramienta a la vez y hemos de dedicar el tiempo justo a analizar nuestro sistema GTD. La medida está en sentirnos cómodos con lo que estamos haciendo o lo que es lo mismo: confiar en nuestro sistema.
¿Qué es lo que necesitamos revisar?
GTD Fácil: 03 Organizar
“Las personas que peor utilizan su tiempo son las primeras en quejarse de su escasez”
(Jean de La Bruyére)
La fase de Organizar es un fase que, en mi caso, realizo en buena medida a la par que proceso (ver GTD Fácil: 02 Procesar). Se trata básicamente de dejar las acciones que hemos procesado en el sitio adecuado.
Es una fase un tanto rara ya que los “sitios adecuados” los vas creando cuando empiezas con GTD pero una vez que has consolidado tu sistema dejas de crear esos sitios y te limitas a dejar las acciones derivadas de la fase procesar en los “sitios adecuados” (que ya son finitos y dejan de crecer).
