«A menudo, quienes vacilan en hacer planes es porque dudan también en su capacidad de cumplir«

Michael Levine

Uno de los miedos que dispara la procrastinación es el miedo a sentirnos agobiados o superados. En buena medida, este miedo es producto de lo que yo he decidido llamar “pensamiento monolítico”.

¿Qué es el pensamiento monolítico?

Es la manera de pensar habitual que tenemos de ver los proyectos como un todo único. Consideremos, por ejemplo, que mi departamento necesita una aplicación que facilite la gestión de las peticiones que nos hacen los clientes. Sé positivamente que no hay producto comercial que satisfaga nuestras necesidades así que la labor no va a ser precisamente sencilla. La magnitud del proyecto hace que se me quiten las ganas de inmediato. La conclusión es que no abordo el proyecto, lo demoro, en definitiva: procrastino.

Al fin y al cabo, no estamos tan mal como estamos ¿no? (sírvase de rellenar con las autojustificaciones del “buen procrastinador” que considere apropiadas).

Pensar en proyectos como un todo nos asusta y desanima a partes iguales. Nos vemos desbordados antes incluso de empezar a hacer algo.

Si vamos un paso más allá quizás también acabemos tirando la toalla pero, al menos, seremos más conscientes de lo que implican nuestros proyectos. En el ejemplo del que hablábamos, la nueva aplicación puede suponer: hablar con los consultores para definir los requisitos, diseñar la aplicación, conseguir la financiación, iniciar un proceso de contratación con un proveedor que la desarrolle, supervisar el proceso de desarrollo y testear la aplicación, ponerla operativa y volver a hablar con los clientes y consultores para asegurarnos de que la aplicación se usa, seguimiento periódico de la misma, etc.

Con el paso anterior estamos sustituyendo el “pensamiento monolítico” por un “pensamiento fragmentado”. Se trata del “divide y vencerás” de toda la vida y es la base de la planificación de proyectos: la división del todo en sus partes.

¿Cuál sería el siguiente paso de la planificación?

Una vez desglosadas las partes de un proyecto, la herramienta que podría ayudarnos es el calendario inverso. Algo que caracteriza a la planificación de un proyecto es la existencia de unos plazos (fecha de entrega) y unos recursos. Si el pensamiento monolítico no ha podido con nosotros puede que los plazos y la disponibilidad de recursos sean los que nos den “la puntilla”.

El calendario inverso es un ejercicio de gestión de proyectos consistente en  planificar las acciones desde el final hasta el principio, de tal manera que obtengamos la planificación completa del proyecto y la acción más inmediata por la que comenzar.

En el ejemplo, y simplificando, el calendario inverso podría tener este aspecto:

15 Junio 2013: Puesta en producción de la aplicación e inicio del ciclo de garantía.

10-12 Junio 2013: Formación presencial al Cliente.

 8 Junio 2013: Formación presencial a los Consultores.

 1 Junio 2013: Pruebas de aceptación con el proveedor.

15 Mayo 2013: Redacción de manuales de uso para clientes y consultores.

1 Mayo 2013: Pruebas de la aplicación en entorno de Desarrollo.

15 Abril 2013: Seguimiento mensual de la aplicación.

  1 Abril 2013: Presentación del prototipo de la aplicación (pantallas, informes, etc.).

15 Marzo 2013: Seguimiento mensual de la aplicación.

15 Febrero 2013: Inicio del proyecto de Desarrollo de la aplicación.

10 Febrero 2013: Designación del interlocutor del Departamento y delegación de tareas.

5 Febrero 2013: Contratación del proveedor.

1 Febrero 2013: Recepción de ofertas de proveedores.

25 Enero 2013: Reunión con el departamento financiero para presupuesto.

20 Enero 2013: Redacción del Análisis de requisitos de la aplicación.

10 Enero 2013: Reunión con los consultores para la definición de requisitos.

Mediante el calendario inverso he planificado cada una de las acciones a llevar a cabo en mi proyecto y además tengo claro que lo primero que tengo que hacer es que el 10 de Enero de 2013 celebraré la reunión con mis compañeros para definir los requisitos de la nueva aplicación.

El pensamiento fragmentado y el calendario inverso me permiten no sentirme desbordado por un proyecto (lo que derivará en el abandono del mismo de inmediato) y centrarme en la primera acción del mismo. Además, me aseguro que las acciones están alineadas con el objetivo del proyecto.

Si esta primera acción (o cualquier de las desglosadas) es demasiado complicada, vuelva a aplicarle el pensamiento fragmentado y el calendario inverso a esa acción:

10 Enero 2013: Reunión con los consultores para la definición de requisitos.

 2 Enero 2013: Solicitar el portátil y proyector de diapositivas a Administración.

20 Diciembre 2012: Convocar la reunión detallando orden del día y adjuntando resumen ejecutivo.

17 Diciembre 2012: Determinar asistentes necesarios y redactar orden del día.

15 Diciembre 2012: Redactar resumen ejecutivo para el proyecto de la nueva aplicación.

Sé que la planificación del ejemplo es excesivamente sencilla e irreal pero creo que se entienden ambas ideas. Quizás estas dos herramientas no te solucionen problemas en una gestión profesional de proyectos pero, usarlas, constituirá una excelente base para gestionar los proyectos que abordas en tu sistemas de productividad.

Es algo muy natural y evidente, lo sé, pero, a veces, el sentido común es el menos común de los sentidos.