Un método sencillo: Autofocus 4


Autofocus
es un método de productividad (él los llama sistemas de gestión del tiempo) creado por el experto Mark Forster. Llevo un mes usándolo en el ámbito personal (en el profesional mantengo GTD) y lo cierto es que lo considero útil si no tienes demasiados contextos o el número de tareas que manejas no es demasiado (sobre las 30).

De todos modos, empecemos por el principio. Para implementar Autofocus 4, sólo necesitas un cuaderno y un bolígrafo. Si el cuaderno el rayado, mejor. Sobre el tamaño yo uso uno A5 (el de la foto), aunque eso lo dejo a tu elección. Adaptarlo a formato electrónico es una bobada, como veréis.

¿Cómo funciona Autofocus 4?

Lo primero que he de decir es que el 4 es el número de versión. Mark Forster ha experimentado con una gran cantidad de métodos y en su página tiene un foro donde los lectores le van dando feedback sobre ellos  y éste los va evolucionando (o modificando porque no siempre las nuevas variantes son mejores que las anteriores).

Podéis consultar los métodos del amigo Mark aquí (en inglés). Estos métodos, y específicamente Autofocus, no se explican en ningún libro. Forster los ha desarrollado únicamente en su web.

Autofocus 4 es la versión de Autofocus que posiblemente más ha cuajado entre la gente, de ahí que sea la que me propongo explicar. El método es de 2009 por lo que ya tiene solera (GTD es de 2001 y ahí lo tenéis) y en la comunidad de productivos hispanos hubo un momento que causó furor para, posteriormente,  acabar siendo abandona en pos de GTD.

Adelanto que, para mí, GTD y Autofocus no son comparables. El primero es un sistema y este es un simple método que requiere de otros apoyos.

Las instrucciones para implementar Autofocus 4 son las siguientes:

  1. Escribe todas las tareas que vengan a tu mente en la primera página del cuaderno. Una tarea por línea.
  2. Si ya tienes una lista de tareas en otro sistema anótalas en el cuaderno tal y como se indica en el paso anterior.
  3. No te vuelvas loco pensando en no dejarte ninguna. Como verás, las nuevas tareas pueden irse añadiendo al cuaderno. Puedes empezar a probar el método con unas pocas tareas, lo importante es empezar.
  4. Una vez completada la lista, dibuja una línea al final de la misma. Esto la convierte en una lista cerrada (más sobre listas cerradas en “El poder de las listas cerradas”). Esta es la lista de “Pendientes” o “Backlog”.
  5. Cualquier cosa que te hayas dejado o vaya surgiendo, la registrarás tras la línea. Esta segunda lista es una lista abierta. A esta lista la llamaremos “Lista activa” o “Active list”.

Con eso tendrás el sistema implementado, ahora las instrucciones para manejarlo. Cuando te vayas a poner a “hacer”, harás lo siguiente:

1. Empieza con un repaso rápido a las tareas del Backlog. Recórrelas visualmente no invirtiendo más de uno o dos segundos en cada una. Esto te da una visión global de lo que tienes entre manos.

2. Una vez terminado el repaso rápido, vuelve al inicio de la lista cerrada y examina cada tarea, en el orden en que están anotadas, hasta que encuentres una en la que quieras trabajar. Ese “quieras” es algo intuitivo pero no te costará demasiado reconocer una tarea de este tipo.

3. Ponte a hacer esta tarea. Lo importante es hacer así que está bien si le dedicas sólo cinco minutos. El sistema pretende potenciar el enfoque del que hablamos en “Mejor poco y frecuente que mucho y de golpe”. Sea por este tiempo o por más, cuando hayas decidido que es suficiente vuelve a tu cuaderno y:

3.1. Si has acabado con la tarea definitivamente, táchala.

3.2. Si no has acabado con esta tarea, anótala al final de la lista activa (abierta) y tacha la tarea en la lista cerrada (backlog).

4. Sigue así con el resto de tareas de la lista cerrada hasta llegar a la línea que separa ambas listas:

4.1.  Si en esa pasada de la lista cerrada has hecho alguna tarea, vuelve al inicio de la lista cerrada y repite el proceso.

4.2. Si en esa pasada de la lista cerrada no has hecho ninguna tarea, es el momento de cruzar la línea y hacer una pasada de la lista abierta, comportándote del mismo modo, es decir, si puedes hacer una tarea, la haces y la tachas (reescribiéndola al final si no la has completado).

5. Cuando alcances también el final de la lista abierta, debes volver al principio de la lista cerrada y repetir todo el proceso. Siempre que hagas alguna tarea de la lista cerrada, mantente en la misma, volviendo al inicio sin cruzar hacia la lista abierta.

6. Cuando hayas tachado todas las tareas de la lista cerrada, dibujas una línea bajo la lista abierta convirtiendo ésta en la nueva lista cerrada y repitiendo todo el ciclo.

Sencillo, ¿no? Pues no se vayan, aún hay más.

Atacando los elementos procrastinados.

Lo anterior describe, digamos, el “caso feliz” en el  que ejecutas absolutamente todas las tareas que tienes anotadas. No obstante, ocurrirá que hagas una pasada por la lista cerrada y no hagas nada, hagas una pasada por la lista abierta y al volver a la lista cerrada no hagas nada de nuevo.

En este momento, debes marcar con un rotulador, un fosforito, todos los elementos de la lista cerrada que todavía están activos (sin accionar).

Es importante el tema del fosforito porque estos elementos han de ser revisados por última vez en la próxima y última pasada de la lista cerrada. El hecho de resaltarlos va a favorecer el estudio y/o revisión de estos elementos procrastinados.

Tras haberlos marcado, continúas con otra pasada de la lista abierta y vuelves por última vez a la lista cerrada.

Este momento es importante ya que, con cada elemento resaltado en fosforito debes decidir:

  1. Si te sigue interesando hacerlo. En tal caso, tienes dos opciones:

1.1 Reescribirlo de manera que la acción a llevar a cabo sea mucho más concreta. Puede ser que la tarea inicialmente registrada sea demasiado genérica o que estemos ante un proyecto, en cuyo caso recomiendo escribir la primera acción del mismo en la lista abierta.

1.2 Repetirlo tal cual está. Ojo con esto porque este caso debería ser una excepción. Si no has sido capaz de hacerlo será por algo y si repites el error es más que posible que obtengas los mismos resultados. Yo aconsejo directamente no hacerlo.

  1. Si es una tarea que debe hacerse en el futuro mete un recordatorio de la misma en tu sistema de recordatorios. Google Calendar puede servir perfectamente. Cuando te salte el recordatorio será el momento de incorporarlo a tu lista activa de Autofocus 4.
  2. Si no te interesa hacerlo, simplemente lo tachas.

Ojo con el tema del tachado porque en este momento, tanto en los pasos 1,2 o 3 la tarea de la lista cerrada o backlog deberá ser tachada. Esto te permitirá cerrar con una nueva línea la lista abierta y repetir todo el ciclo.

A mí me ha resultado útil tachar los elementos de tipo 3 (los que registré pero acabé descartando y no haciendo nada con ellos) de una manera diferente. Estos elementos, conceptualmente, conforman una lista similar a la de “Algún día/Tal vez” del GTD.

Y eso es todo. Implementar esto en electrónico es algo tan fácil como crear un documento Word (por ejemplo) y saber cómo tachar o poner el fondo de color para una línea.

El funcionamiento real es aún más sencillo que la propia explicación.

De todos modos, las explicaciones originales de Mark Forster, y una traducción que hay al español, son bastante poco claras y a veces liosas. Por si os interesan:

Instrucciones originales (en inglés) aquí

Instrucciones originales (en español) aquí

Todo lo anterior lo he sacado de mi propia experiencia, de usuarios comentando optimizaciones en los foros y de ver funcionando Autofocus 4 en una simulación en pdf, bastante clarificadora que podéis descargar aquí.

En una próxima entrada ampliaré este artículo con los conceptos en los que se basa Autofocus,  las ventajas y las desventajas que le veo.

Os animo a probarlo y a colgar en los comentarios de esta entrada vuestras experiencias.