Una docena de síntomas de que tu productividad personal está fallando

Cuando se habla de productividad personal o se intenta explicar cómo funciona un sistema como GTD, un comentario bastante habitual entre los asistentes suele ser: “eso ya lo hago yo”. Pues bien, te presento a continuación una docena de síntomas indicativos de que “no, eso no lo haces tú” o, lo que es lo mismo, de que tu productividad personal puede no estar tan en forma como tú crees.

Sé sincero y evalúa cuántos de ellos padeces y con qué frecuencia. Si los resultados son significativos no dudes en buscar algo más de información sobre productividad personal o ponerte en contacto con alguien que pueda echarte un cable, antes de que el problema se te escape de las manos.

Vamos al lío:

1. No tienes tiempo para nada y vas a todos los lados a la carrera

Tengo amigos que me dicen “no sé como sacas tiempo para… ”. El tiempo ni se crea ni se destruye, es el mismo para todos y, además, tiene la particularidad de que cuándo se va, ya no vuelve más. La solución es, simplemente, ser más productivo.

Si tienes esa misma sensación de no tener tiempo para nada, si tu vida parece una prueba de los 110 metros vallas, si asumes más compromisos de los que eres capaz de atender, en definitiva, si estás en permanente tensión y nunca haces lo que te apetece o realizas tus sueños… tienes un problema de productividad personal.

2. Llegas tarde a todos los lados

Hay dos tipos de tardones: los que se levantan con retraso y arrastran ese retraso a todas las actividades del día (día tras día… ¡o casi!) y los vocacionales, esos a los que les tienes que decir que habéis quedado media hora antes, para que lleguen a la hora.

Si eres de los que frecuentemente llegas tarde a los sitios… tienes un problema de productividad personal y, lo que es peor, eres un problema para los demás. Las cosas se complican si tienes algún tipo de responsabilidad (jefe, presidente de la comunidad o tienes pareja). Tus retrasos convierten a los otros en improductivos. Mucho cuidado que la improductividad se extiende como un virus. Como reza el dicho “todo se pega, menos la hermosura”.

3. No eliges lo que haces sino que lo que haces te elige a ti

Hay personas que están tan “productivamente anuladas” que sólo son capaces de cumplir órdenes. Si alguien está pensando en que se puede ser productivo siendo un autómata, está terriblemente equivocado.

Si únicamente eres una persona reactiva, es decir, si te pasas todo el día reaccionando a emails, llamadas, encargos e interrupciones… tienes un problema de productividad personal. No tener tiempo para uno mismo es un problema muy grave, básicamente, porque te impide cambiar. Sin consciencia no hay cambio, sin reflexión no hay revisión y, sin revisión, no hay evolución. Si no levantas la cabeza, por mucho que corras con el balón en los pies, no verás al compañero que está libre y tu centro nunca será gol.

4. No aprendes de tus experiencias

Conozco gente que dice “llevo aquí 30 años trabajando” y no es cierto. Sería más correcto decir que llevan “30 años repitiendo el mismo trabajo del primer año”. Para evolucionar tienes que aprender de tu experiencia, probar cosas nuevas (salir de tus zonas de confort), equivocarte y finalmente mejorar.

La mera repetición no implica mejora alguna. La experiencia no es tal si no extraemos conclusiones de ella. La antigüedad en sí misma no es indicativa de absolutamente nada. Si no revisas tus acciones de manera regular… tienes un problema de productividad personal.

5. Te ahogas en un mar de urgencias

Una persona productiva es aquella que es capaz de distinguir lo urgente de lo importante y, mediante un sistema como GTD gestionar ambos tipos de acción de manera eficiente. Si planificas pero las urgencias no te permiten cumplir con esa planificación o si dejas que los demás conviertan sus urgencias en tus urgencias… tienes un problema de productividad personal.

Las urgencias derivan habitualmente en presión y la presión en estrés. El estrés es un síntoma, no una causa. En tu día a día te sientes como si supieras dónde está el timón del barco pero, la tormenta es tan fuerte que no eres capaz de llegar al puente de mando y agarrarlo. Ten cuidado porque en una de éstas, una ola puede engancharte y lanzarte por la borda.

6. No desconectas

Si te llevas los problemas de la oficina a casa puede que ocurran dos cosas, a cada cual peor: que tengas que seguir trabajando en casa o que tu familia sea la que pague los platos rotos de tus problemas laborales (y de tu mal humor). En ambos casos… tienes un problema de productividad personal.

La meta más inmediata de GTD es que todo quede registrado en un sistema en el que confiamos con lo que dejamos de arrastrar muchas preocupaciones que “emborronan” nuestra mente, incluso inconscientemente. Quédate con la copla: ser conscientes de lo que no estamos haciendo, es la única manera de estar tranquilos no haciéndolo.

7. No aprendes de los demás

Si, como decíamos antes, no aprender de nuestra propia experiencia es un problema, no aprender de los demás es un error tanto o más grave. Nos consideramos tan geniales que cargamos sobre nuestros hombros la responsabilidad de “reinventar la rueda” allá donde vamos. Si no te fijas en los otros, si vas por la vida escuchándote sólo a ti mismo… tienes un problema de productividad personal.

Decía el sabio que “inventar es para los genios”. El resto de los mortales, es decir tú y yo, lo que tenemos que hacer es copiar. Copiar de los que ya han pasado por lo que queremos conseguir y han tenido éxito. Busca referentes y aprende de ellos. Busca atajos. Gana tiempo.

8. Empiezas mucho, acabas poco

Si eres de los que lees varios libros a la vez, si escribes un informe mientas atiendes llamadas de venta, incluso si ves una película mientras lavas los platos… tienes un problema de productividad personal. La multitarea es una actividad altamente improductiva.

Hay personas que son muy buenas abriendo nuevos frentes pero nefastas cerrándolos. Recurriremos de nuevo a la sabiduría popular: “El que mucho abarca poco aprieta”. Trata de eliminar la multitarea y aprende a buscar el enfoque en lo que estás haciendo ahora mismo. La capacidad de “estar presente” es lo que distingue a las personas productivas del resto.

9. Dejas lo importante “para luego”

Si tienes problemas para atacar las tareas más duras y desagradables y eres especialista en buscarte excusas para evitarlas… tienes un problema de productividad personal. Ahora no me va a dar tiempo, veo un rato la tele y luego me pongo, voy a leer mi lista de blogs por si encuentro alguna idea motivadora, etc… son simples excusas.

Brian Tracy, reconocido experto en productividad personal, dice que un hábito que marca la diferencia es “tragarse los sapos ahora, en primer lugar”. Dejar las labores desagradables (aunque quizás fundamentales) para más tarde es un grave acto de procrastinación. Procrastinar es uno de los pecados capitales para una persona productiva. Las buenas noticias es que todos nacimos con el pecado original y caemos en él frecuentemente. No estás sólo.

10. No disfrutas de tu ocio

Si no eres capaz de ver una película o leer un libro sin revisar tu móvil, si sales a pasear con tu mujer y no eres capaz de dejar de pensar en el trabajo, si nunca tienes tiempo de.. tienes un problema de productividad personal.

Hay un tiempo para trabajar y un tiempo para descansar. Al igual que necesitamos de un mínimo de horas de sueño, nuestra mente requiere de periodos de ocio para volver a rendir al cien por cien. El ocio tiene un efecto regenerador. Quizás debas aprender a planificar tu tiempo de ocio con el mismo cuidado que planificas el resto de tus acciones. De hecho, empieza planificando tu ocio y rellena los huecos con tus actividades profesionales y resto de compromisos.

11. Ves a los demás como una amenaza

Si no puedes dejar de dar vueltas a una crítica que te han hecho hace horas, si te sientes humillado por la actitud de tu jefe en la reunión de ayer, si la actitud de los demás despierta instintos negativos en ti… tienes un problema de productividad personal..

Aprende a ver a los demás (y a ti mismo) como “actores” dentro de una representación. Cuando criticas o te critican, critican tu actuación, no tu persona. El ego no es buen aliado para casi nada. El ego necesita alimentarse de “falsas amenazas” para reafirmarse.

Es fundamental que aprendas a gestionar y compartir tu conocimiento, al cien por cien, sin guardarte nada. El trabajo en equipo eleva exponencialmente la productividad. Una actividad tan básica en GTD como es “Delegar” no puede ejercerse sobre alguien en quien no confías.

12. Eres incapaz de cambiar de hábitos

Si te has propuesto adelgazar, empezar a correr, ir a clases de inglés o dejar de fumar y no has conseguido nada de ello… tienes un problema de productividad personal. La potencia de un sistema como GTD se basa en consolidar una serie de hábitos clave (principalmente los cinco pasos y las revisiones).

Se trata de ser capaces de poner en funcionamiento nuevos hábitos y “dormir” los malos, sustituyéndolos por otros mejores. Digo “dormir” porque un hábito, una vez adquirido, es imposible de eliminar, sólo se puede sustituir por otro.

La productividad personal persigue algo tan simple como vivir mejor. Un sistema tan contrastado como GTD, que está ayudando a miles de personas, puede resultarte útil para mejorar. Conseguirás empezar a ver resultados casi de inmediato aunque dominarlo.. no sé, no conozco a nadie que no siga aprendiendo.